Notat som PDF (PDF, 88 kB)
Det vises til sak 20/22, behandlet i kommunestyret i Levanger den 23. mars 2022, hvor tjenesteavtalen med Helseplattformen AS ble vedtatt. Det vises også til senere orienteringer om det lokale innføringsløpet i kommunen.
Den 5. januar 2023 vedtok styret i Helse Midt-Norge å utsette innføringsløpet i Helse Nord-Trøndelag. Dette på bakgrunn av at innføringsløpet på St.Olavs Hospital tar lengere tid enn planlagt, og at det er nødvendig med å bruke mer tid på nødvendig optimalisering og feilretting av sykehusløsningen. I vedtaket legger styret dessuten til grunn at gjeldende innføringsplan for kommunene opprettholdes.
Dette vil si at man ikke vil kunne ta ut den gevinstrealiseringen som ligger i en samordnet innføring av felles pasientjournal for både kommune- og spesialisthelsetjenesten. Forsinkelsen skaper også en uforutsigbarhet knyttet til når sykehuset tar Helseplattformen i bruk – ikke minst fordi at utsettelsen også gjelder for Helse Møre & Romsdal. Det betyr likevel ikke at det påvirker den samlede gevinstrealiseringen på lang sikt.
I denne sammenhengen er det avholdt flere møter mellom Levanger og Verdal kommune for å vurdere hvilke konsekvenser denne utsettelsen kan ha for det kommunale innføringsløpet. Det er på bakgrunn av disse vurderingene at vi den 6. januar informerte våre ansatte at begge kommunene fortsetter som planlagt og vil kobles på Helseplattformen den 11. februar 2023.
I det følgende vil kommunedirektøren gi en nærmere utdyping av hvorfor man har kommet fram til denne beslutningen.
Det er på det rene at St.Olavs Hospital har hatt et utfordrende innføringsløp, og at en del funksjoner i løsningen ikke har fungert optimalt. Ifølge Helseplattformen har de største utfordringene vært på to områder:
- e-meldinger: noen fastleger og kommuner har mottatt e-meldinger med dårlig lesbarhet, eller tomme meldinger. De fleste av disse sakene er nå oppklart. Ingen meldinger «forsvant» slik det har blitt fremstilt i media, men noen har dessverre blitt forsinket og sendt på nytt. Det viser seg at mange mottakere ikke har oppgradert sine systemer til standard som har vært gjeldende siden 1. juli 2021, og dette er hovedårsak til at data fra Helseplattformen ikke har blitt tatt imot fra fastlegenes systemer. Det kan fortsatt forekomme feilsending av meldinger ved feil bruk av systemet, men opplæringstiltak er også forsterket.
- radiologi: problemene med e-meldinger har også berørt henvisninger og svar til og fra radiologi. I tillegg er det gjort valg om oppsett som viser seg å gi for tungvinte arbeidsprosesser for fagmiljøet. Dette bygges om.
Også i det kommunale innføringsløpet har man møtt en del utfordringer. Her nevnes særlig løsningen for fastleger og legevakt. Kommunedirektøren har tidligere informert om at innføringen av fastlege- og legevaktsløsningen i Levanger og Verdal ikke blir vurdert før løsningen vurderes som tilfredsstillende, både når det gjelder brukervennlighet og faglighet. Som tidligere informert, er det også usikkerhet knyttet til finansiering av fastlegeløsningen.
Videre er det i innføringsløpet identifisert forbedringsområder som er meldt inn til Helseplattformen. Her kan for eksempel nevnes faktureringsløsninger og forsinkelser knyttet til elektroniske postforsendelser. I en innledende fase vil man dermed måtte regne med at funksjonaliteten ikke vil være helt optimalt innenfor enkelte områder. Det presiseres imidlertid at Helseplattformen kontinuerlig jobber med å løse de problemene som er og blir identifisert.
Til tross for ovennevnte utfordringer, har man likevel konkludert med at det kommunale innføringsløpet skal gå som planlagt. Dette begrunnes i all hovedsak med følgende:
- Etter at Trondheim kommune har tatt i bruk Helseplattformen, er løsningen blitt betydelig forbedret. Dette på bakgrunn av erfaringene man har gjort i dette innføringsløpet. Dessuten har også kommunene Røros, Os, Holtålen, Åfjord, Ørland og Indre Fosen tatt løsningen i bruk. Den løsningen som Levanger og Verdal tar i bruk er dermed i større grad blitt utprøvd av andre kommuner, og mange feil er dermed opprettet.
- Det er satt i gang et omfattende opplæringsløp for ansatte i begge kommunene. En eventuell utsettelse fører til en større periode mellom opplæringen og at løsningen tas i bruk. Dette øker sannsynligheten for at man glemmer viktig kunnskap for å kunne ta i bruk løsningen i praksis. Dette vil igjen kunne føre til et nytt opplæringsbehov og dermed økte kostnader.
- Helseplattformen er mye mer enn å bytte journalsystem, det skal møte nye lovkrav og hjelpe oss å møte fremtidige behov i en presset helsetjeneste og en aldrende befolkning. Det blir nye måter å arbeide på for mange, og arbeidsprosesser og beslutningsstøtte er bygd inn i selve journalverktøyet. Så store endringer krever både opplæring og trening, og det vil uansett ta tid å beherske det nye verktøyet.
- Feil er alltid forventet ved en så stor IT-innføring. Selv om alt er testet grundig, kan enkelte forhold først testes når reelle data er inne i systemet. Andre ting er vanskelig å forutse fordi vi gjør ting ingen har gjort før i Norge. En eventuell utsettelse av innføringstidspunktet vil ikke endre på dette.
- Et forsinket innføringsløp i Helse Nord-Trøndelag fører til at Helseplattformen kan rette en større del av sin kapasitet til det kommunale innføringsløpet i Levanger og Verdal. Erfaringene fra Trondheim viser at dette er en klar fordel som man ikke har hvis kommunene og sykehuset tar løsningen i bruk samtidig. Dette veier opp for ulempen med det ikke oppnås et samordnet innføringsløp.
Innføringsløpet i Levanger og Verdal vil dermed gå som planlagt – selv om et senere go-live tidspunkt for Helse Nord-Trøndelag vurderes som uheldig. Uavhengig av denne forsinkelsen, vil man, i løpet av innføringsfasen, møte utfordringer som må løses. Men blant annet på bakgrunn av erfaringene fra Trondheim kommune, vurderes dette utfordringsbildet fortsatt som akseptabelt.
Risikofaktorer som ble synliggjort ved godkjenning av tjenesteavtalen er enten uendret eller redusert, med unntak av fastlegeløsningen. Foretakets signaler på at en utsettelse ikke vil bety en reversering av innføring av Helseplattformen underbygger dette.
Peter Ardon
Kommunedirektør