Kommunestyret 31.10.12 - sak 61/12 - Offentlige anskaffelser - rutiner og praksis

Saksbehandler: Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS
E-post: paul.stenstuen@komsek.no
Arkivsaknr: 2012/366 - /033
Saksordfører: Ingen

vedtak

Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret
Kommunestyret tar rapporten ”Offentlige anskaffelser – rutiner og praksis” til etterretning og ber rådmannen følge opp de avdekkede forbedringspunkter.

Vedlegg:

1. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon ”Offentlige anskaffelser – rutiner og praksis”, KomRev Trøndelag IKS PDF

Kontrollutvalgets vedtak

1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors rapport ”Offentlige anskaffelser – rutiner og praksis”
2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret for endelig behandling.

Saksbehandling/saksgang

Saksbehandlers forslag til vedtak

1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors rapport ”Offentlige anskaffelser – rutiner og praksis”
2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret for endelig behandling.

Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret
Kommunestyret tar rapporten ”Offentlige anskaffelser – rutiner og praksis” til etterretning og ber rådmannen følge opp de avdekkede forbedringspunkter.

Kontrollutvalgets behandling
Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål.

Forslag i møtet
Ingen

Avstemming
Enstemmig

Endelig vedtak

1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors rapport ”Offentlige anskaffelser – rutiner og praksis”
2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret for endelig behandling.

Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret
Kommunestyret tar rapporten ”Offentlige anskaffelser – rutiner og praksis” til etterretning og ber rådmannen følge opp de avdekkede forbedringspunkter.

Vedlegg

• Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon ”Offentlige anskaffelser – rutiner og praksis”, KomRev Trøndelag IKS PDF

Ikke trykte vedlegg

1. Kontrollutvalgets sak 26/11 ”Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon - offentlige anskaffelser”
2. Kommunestyrets sak 39/11 ”Kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser”
3. Kontrollutvalgets sak 20/11
4. Kontrollutvalgets sak 28/10
5. Kontrollutvalgets sak 022/09
6. Kommunestyrets sak 16/08
7. Kontrollutvalgets sak 008/08
8. Kommunestyrets sak 16/06
9. RSK 001 – Standard for forvaltningsrevisjon
10. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner
11. Forskrift om kontrollutvalg
12. Kommuneloven

Saksopplysninger
Kontrollutvalget behandlet forslag til prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet ”Offentlige anskaffelser” den 14.11.11, sak 26/11. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: ”Kontrollutvalget slutter seg til revisors forslag til prosjektplan”

Revisor har ferdigstilt prosjektet og har levert sin rapport. Følgene problemstillinger ble valgt for prosjektet:

• ”Følger Levanger kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser?
  1. Gjennomføres ”direkte anskaffelser” (≤ kr 500 000) i henhold til lov og forskrift?
  2. Tilfredsstiller utvalgte anbudsprosesser (> kr 500 000) kravene i lov og forskrift?
• ikrer Levanger kommune at lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører og underleverandører følger tariffavtaler og regulativ?
• Hvordan sikrer Levanger kommune at det bestilles og leveres tilfredsstillende kvalitet?”

Revisor gir i sin hovedkonklusjon uttrykk for at:

”Lov og forskrift om offentlige anskaffelser er omfattende og kompliserte. Innherred samkommune har også utarbeidet egne retningslinjer og veileder for innkjøpsområdet.
Gjennomgangen vår tyder på at til tross for god kjennskap til reglene, kan gjennomføringen i praksis ble bedre.

Vi vil i utgangspunktet understreke at alle ansatte skal følge reglene om offentlige anskaffelser.

Videre vil vi anbefale at

• Det bør fortsatt gjennomføres opplæring og oppdateringskurs reglemessig
• Det bør gjøres enkelt å følge reglene, for eksempel ved å henvise til maler på intranett i veilederen
• Det bør gis retningslinjer for journalføring av anskaffelsesdokumentasjon
• Alle rammeavtaler bør legges samlet ut på kommunens intranett”

Rapporten har vært på høring hos rådmannen. Høringssvaret følger rapporten som vedlegg.

Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet.

Vurdering
Rapporten synes å besvare de spørsmål kontrollutvalget ønsket besvart på en god måte. Rapporten synes videre å ha avdekket forbedringspunkter, både ved gjennomføringen av anskaffelser og ved den løpende oppfølging av leverandørene ved leveranse.

En vil anbefale at kontrollutvalget slutter seg til rapporten og at den blir oversendt kommunestyret for endelig behandling.