Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Toppbilde

Formannskapet 23.09.09 - sak 86/09 - Forsøk med "elektronisk formannskap"

Ola Stene - klikk for personkort
Saksbehandler: Ola Stene
Arkivref. 2009/7677
Saksordfører: Ingen
Saken avgjøres av: Formannskapet

vedtak

Saksgang
Utvalg Møtedato Saksnr.
Levanger formannskap 23.09.09 84/09

 

Rådmannens forslag til vedtak:

  1. Som et prøveprosjekt i 2010 gjennomføres forsøk med ”elektronisk formannskap” som skissert i denne saken.
  2. Dette innebærer at det ikke sendes ut papirdokumenter til medlemmene i formannskapet.
  3. Rådmannen får fullmakt til å anskaffe nødvendig utstyr innenfor en kostnadsramme på 50 000.
  4. Kostnadene belastes ”reserverte bevilgninger” for 2009.


Hjemmel/bakgrunn for saken:

Orientering og drøfting i formannskapet 26. august 2009

Vedlegg:

Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

Ingen

Saksopplysninger:

Under formannskapets møte ble det orientert om tanker rundt forsøk med ”elektronisk formannskap”. Rådmannen ble anmodet om å legge fram sak om spørsmålet.

I nylig vedtatt felles kommuneplan er følgende vegvalg vedtatt under ”miljøvennlig drift”:  Redusere papirforbruk til et minimum. Levanger kommune har gjennom mange år arbeidet med å redusere unødig papirforbruk og har redusert antall utsendinger av sakliste og omfang på disse kraftig. Kommunestyret har også akseptert at en ikke sender ut vedlegg som har fulgt en sak til tidligere behandlinger. Skal en komme videre med å redusere papirbruk og porto må en gå over til elektroniske løsninger.

Helt siden slutten av 90-tallet har kommunen lagt stor vekt på å legge ut alle saksdokumenter med relevante lenker på kommunens internettsider. Sidene benyttes av både ansatte, folkevalgte og innbyggere og er en veldig effektiv måte å finne fram i saksdokumenter og protokoller på. En er for tiden i sluttfasen av utviklingen av en ny nettløsning som skal bli enda mer brukervennlig.

Ved at ”alt” legges ut på nettsiden, er det fult mulig å klare seg uten papirbaserte saksdokumenter og en kan framstå som en miljøvennlig ”elektronisk kommune” som sparer både miljø og penger samtidig som en oppnår at alle folkevalgte kan få effektiv tilgang på elektroniske verktøy i sitt politiske arbeid.

Vurdering:

Skal en ha full effekt må alle kommunestyremedlemmer og komitémedlemmer over på elektronisk kommunikasjon. For å høste erfaring vil det være naturlig å starte med formannskapsmedlemmene som er de folkevalgte som mottar mest saksdokumentasjon.

”Elektronisk formannskap ” forutsetter at alle har tilgang på en bærbar PC med internett og e-post. Denne kan da medbringes på gruppemøter og politiske møter. 

Den pc-en det er mest aktuelt å anskaffe etter de anskaffelsesavtaler kommunen har er Dell Latitude 2100. Det er en solid, men lett bærbar PC som nå anskaffes til bruk i skolene. Prisen ligger på ca 4 000 kr pr stk. I tillegg kommer lisenser og opplæringskostnader.

Aktuell PC ser slik ut:

Aktuell PC - klikk for større bilde

Investeringskostnadene vil komme på ca 50 000, mens en har beregnet årlige besparelser på ca 25 000 pr år. En har da tatt utgangspunkt i at formannskapsmedlemmene heller ikke skal få tilsendt komité eller kommunestyresaklister. Investeringen vil kunne være inntjent i løpet av 2 år.

Dersom formannskapet ønsker å gjennomføre et prøveprosjekt foreslår jeg at kommunen anskaffer pc er med nødvendige lisenser, og at disse lånes ut til formannskapets medlemmer for valgperioden. Slik kommer en ikke i noe skatteproblematikk.

Følgende framdrift er mulig:

  • Beslutning 23. september
  • Leveranse medio oktober
  • Opplæring slutten av oktober
  • Iverksetting november 2009


Dersom forsøket viser seg å være vellykket må det vurderes å utvide til hele det nye kommunestyret i 2011.





Publisert: 19.02.2009 17:50 Sist endret: 30.10.2011 10:41
Post: Levanger kommune Boks 130, 7601 Levanger Besøksadresse: Håkon Den Godes gt 30 ved Torvet
Tlf: 74 05 25 00 Faks: E-post: postmottak@levanger.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:00 Åpningstid: Org.nr.: 938 58 7051