Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Toppbilde

Formannskapet 25.02.09 - sak 22/09 - Gjennomgang rapporter mv./ perioderapportering

Meier Hallan
Saksbehandler: Meier Hallan
Arkivref.: 2009/1418
Saksordfører: Ingen
Saken avgjøres av: Kommunestyret

vedtak

Saksgang

Utvalg Møtedato Saksnr.
Levanger formannskap 25.02.09 22/09


Rådmannens forslag til innstilling:
1. For tiden kan det ikke sees å være rapporter e.l. som er unødvendige. Rådmannen vil periodisk gjøre en vurdering av dette framover, med tanke på å eliminere for unødvendig arbeid.
 
2. Kommunen går, fra og med rapporteringsåret 2009, over til tertialrapportering, dvs pr. 30. april, 31. august og pr. 31. desember. Kvartalsrapportering utgår fra og med samme tidspunkt. Økonomireglementet endres tilsvarende.

Vedlegg:
Forslag til Årshjul-økonomirapporter PDF

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen

Saksopplysninger:
Kommunestyret i Levanger vedtok følgende verbalforslag i Kom.sak 94/07:
”Det iverksettes en systematisk gjennomgang, i alle staber og enheter, av alle former for rapporter-, statistikker og kontroller med sikte på fjerning av ikke lovpålagte rapporter mv. som det ikke kan dokumenteres noen vesentlig nytte av.
Arbeidet iverksettes snarest.
Resultatet av denne gjennomgangen rapporteres til Driftskomiteen.”

Rådmannen ved økonomienheten i ISK har tatt kontakt med alle enheter i Levanger kommune (inkl ISK) pr. e-post om dette temaet:
Rådmannen ber om at alle enheter i Levanger Kommune og Innherred Samkommune tar en gjennomgang og betenkning av dette vedtaket, og registrerer eventuelle funn på side 2 i vedlagte fil. Gi gjerne en beskrivelse av oppgaven/rapporten.
Tenk også gjennom om det finnes periodiske rapporter som må fortsette, men evt. kan utarbeides sjeldnere.
Jeg ønsker tilbakemelding innen 1. november for skriving av sak til Driftskomiteen.  Fyll gjerne inn vedlagte tabell som sendes meg pr. post eller mail! 

Vurdering:
Alle enheter i kommunen/ISK er av ulike grunner pålagt å rapportere om sin virksomhet. Enkelte rapporter er ad hoc-rapporter, mens de fleste er periodiske rapporter med forskjellig formål.

Generelt kan det opplyses at det kontinuerlig er fokus på en enhets rasjonalitet. Gjennom flere fornyings og effektiviseringsprosesser er det blitt satt fokus også på dette temaet.

Staten ved fylkesmannen pålegger kommunene forskjellige rapporteringer av økonomiske og driftsmessig karakter. Eksempelvis er dette regnskapsrapportering, kostradata mv. Det kan også være spesielle forhold som ønskes belyst og som dermed krever ressurser til utredninger.  Eksempler på dette kan være IPLOS-rapportering, SSB-statistikk, Rapportering på psykiatriplanen, Rapportering på BPA (brukerstyrt personlig assistanse), Rapportering i forhold til ressurskrevende tjenester. Alle disse er lovpålagte. Utviklingen går stadig i retning av mer elektronisk rapportering og forenkling gjennom bedre og enklere måte å rapportere direkte fra kommunens fagsystemer på.
Mange rapporter bestilles av rådmannen for videre rapportering til politisk nivå og til interne kontrollformål. Eksempel på dette er de periodiske regnskapsrapporteringene. I tillegg kommer av og til ønsker/krav fra egne politikere om utredninger/rapporter/oversikter av forskjellig slag. Disse kan være svært arbeidskrevende. Det anbefales derfor at slike bestillinger begrenses til et absolutt minimumsnivå, og at bestillingen gjøres av et folkevalgt organ. Dette også for å sikre alle folkevalgte får tilgang til samme informasjon.

Mange offentlige instanser eller private adressater etterspør ofte data om kommunens drift/ansvarsområde. Det gjøres seriøse vurderinger om hver enkelt av disse før det avgjøres hva kommunen ønsker å rapportere. Eksempler på dette kan være spørreundersøkelser som studenter skal bruke til sine oppgavebesvarelser. Dette kan være på alle nivå fra ungdomsskole- til mastergradnivå. Andre behov er for eksempel opplysninger til media.

Rådmannen forsøker først og fremst å ta hensyn til formålet og rapporteringsbehovet ved slike bestillinger. Åpenhet og imøtekommenhet er viktige faktorer for en kommunes renomé.

Konklusjonen på dette er at det for tiden ikke kan sees å være rapporter e.l. som er unødvendige. Rådmannen vil periodisk gjøre en vurdering av dette framover, med tanke på å eliminere for unødvendig arbeid.

Rådmannen har, som en følge av denne saken, gjort en vurdering av den periodiske regnskapsrapporten som de senere år har vært kvartalsvis. Tidligere var den periodiske regnskapsrapporteringen pr. tertial (dvs 3 ganger pr år).
Etter en vurdering som økonomienhet og rådmannen nå har gjort, foreslås nå at kommunen fra og med rapporteringsåret 2009 igjen går over til tertialrapportering, dvs pr. 30.april, 31.august og pr. 31.desember.
 Dette gir enhetene bedre tid til grundigere vurderinger, analyse og avvikskommentarer. Dermed unngås også det forhold at de to første periodiske kvartalsrapportene kolliderer med årsrapporteringen for forrige år, og avvikling av ferie midt på sommeren. En annen fordel er at tertialregnskapet for 2.tertial (31.august) gir bedre utgangspunkt for budsjettarbeidet neste driftsår, enn halvårsregnskapet ville gitt.

Et årshjul basert på det nye forslaget er utarbeidet og vedlagt denne saken.

I praksis vil økonomienheten fortsatt kunne kjøre ut månedlige regnskaper til enhetene, og til enkel videreformidling til politisk nivå dersom dette skulle være ønskelig/aktuelt.





Publisert: 19.02.2009 17:50 Sist endret: 22.04.2009 14:08
Post: Levanger kommune Boks 130, 7601 Levanger Besøksadresse: Håkon Den Godes gt 30 ved Torvet
Tlf: 74 05 25 00 Faks: E-post: postmottak@levanger.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:00 Åpningstid: Org.nr.: 938 58 7051