Saksbehandler: Ola Stene
Arkivsaknr: 2011/2620
Saksordfører: Ingen
Saken avgjøres av: Formannskapet
vedtak
Rådmannens forslag til vedtak:
Forslaget frå representanten Folkvord om å gjennomføre ein større gjennomgang av politisk og administrativ organisering våren 2011 avvises no, slik at det nye kommunestyret får fridom til å vurdere sitt eige delegasjonsreglement.
Hjemmel/bakgrunn for saken:
Oversendingsforslaget fremja i kommunestyret 15.12.2010 under sak 76/10
Vedlegg:
Ingen
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen
Saksopplysninger:
I kommunestyret 15.12.2010 under sak 76/10 fremja representanten Folkvord (SV) dette oversendingsforslaget:
”Det blir i vårhalvåret 2011 gjennomført ei vurdering av styringsordninga i Levanger kommune. På grunnlag av erfaringar i det politiske miljøet og administrasjonen blir det gjort ei brei vurdering for å styrke kontakten mellom dei politiske organa og administrasjonen og effektivisere administrasjonen med sikte på å fremme den allmenne deltakinga i styringa av lokalsamfunnet. Konkrete område som bør vurderast er ansvarsfordelinga mellom kommunestyret og administrasjonen, talet på komitear og utvalg og fordelinga av ansvar mellom dei, og det administrative organisasjonsmønstret.
Dette arbeidet blir styrt av ei gruppa på sju medlemmer frå formannskap og kommunestyre, valt av kommunestyret. Gruppa knyter til seg sakkyndig bistand i det omfang gruppa finn det tenleg. Gruppa legg fram si innstilling med eventuelle forslag til forandringar til kommunestyrets møte i august 2011. ”
Oversendingsforslaget vart vedteke sendt over utan realitetshandsaming.
Når det gjeld oversendingsforslag har kommunestyret vedteke desse retningslinene for handsaming:
Forslag kommunestyret vedtar å oversende uten realitetsbehandling behandles som følger:
Rådmannen legger fram en sak for formannskapet så raskt som mulig etter kommunestyremøtet. Formannskapet tar så standpunkt til hva som skal skje med forslaget:
A. Realitetsbehandle forslaget og dermed fatte et positivt eller negativt vedtak i forhold til realitetene i forslaget
B. Oversende det til en komité for videre behandling/avgjørelse uten selv å ta standpunkt til realitetene i forslaget
C. Be rådmannen utrede saken nærmere og få den til ny behandling senere
For videre saksgang bør det lages et eget saksframlegg for hvert enkelt oversendelsesforslag.
Rådmannen tilrår at formannskapet handsamar forslaget etter punkt A. og tek standpunkt til om ein skal gjennomføre realitetane i forslaget eller ikkje. Det er forsøkt gjort ei grundig gjennomgang av dei prosessane som har vore på organisasjonsutviklingssida dei siste åra, og vurdert nytte og ressursbruk.
Vurdering:
Rådmannen vurderer forslaget til representanten Folkvord til å være ein omfattande organisasjonsutviklingsprosess på line med den kommunen gjennomførte i 2000/2001. (Forny 2001)
Den gongen vart det først laga ein forstudie for å komme fram til kva som burde utgreiast vidare i forprosjekt. I forprosjektfasen var det 16 arbeidsgrupper i verksemd. Ei av gruppene gjekk på politisk organisering, ei på inndeling av kommunen i resultateiningar og ei på styringssystemet. Prosessen gjekk over eitt år og var støtta av fylkesmannen i Nord-Trøndelag med 2 mill kr. Tilsvarande ressursar var brukt internt i form av arbeidtid.
Hovudtrekka i utgreiinga til gruppa som såg på den politiske organiseringa var slik:
Vi må ha en synlig og tydelig politisk ledelse. Vi må ha et politisk styringssystem som ivaretar helhetstenkning. Formannskapets rolle må forsterkes. Rolleavklaringen mellom politikk og administrasjon må bli klarere. Vi må forstå at vi har ulike roller, men samtidig må samhandlingen mellom politikere og administrasjonen / ansatte forsterkes. Det skal fortsatt arbeides aktivt for å skape et tillitsfullt forhold mellom politikere og innbyggere.
Gruppens flertall foreslår derfor :
- Antall representanter i kommunestyret og formannskapet reduseres
- Antall komiterer reduseres til to
- Oppgavene til komiteene gjennomgås
- Videre foreslås at saksgangen endres og at det innføres en del tiltak for å bedre dialogen og samhandlingen politikere / administrasjon
I rapporten finn ein meir detaljar om både fleirtalet og mindretalets forslag.
Oppløysing av etatane og etablering av ei samla heilskapleg leiing og reslutateiningar var det andre store organisatoriske grepet. Dette var ein stor demokratiseringsprosess som la det ansvaret som låg på sektoradministrasjonane ut til reultateiningane samstundes som ein styrka den overordna heilheitlege styringa hos rådmann og formannskap. Det vart også vedteke eit styringssystem som var tilpassa den nye organisasjonen.
Rapportane frå Forny 2001 vart vedteke i kommunestyret 19.9.2001
Resultata av Forny 2001 vart gjennomgått i ei undervegsevaluering i 2004
I 2006 var det gjennomført eit nytt OU-prosjekt, Forny 2006. Her vart både den administrative og politiske organiseringa gjennomgått på nytt.
Den administrative organiseringa var handsama av kommunestyret 21.06.2006, Hovudtrekka i organisasjonen vart behalde, men ein endra noko på inndelinga i resultateiningar og innførte 3 kommunalsjefar i staden for 2 ass rådmenn i leiargruppa til rådmannen.
Den politiske organiseringa vart handsama av kommunestyret 24.01.2007. Eit stort fleirtal i kommunestyret ønska å halde fast på heilskapleg styring utan sektorkomitear.
Også i 2009 vart det gjennomført eit OU-prosjekt. Resultatet av dette var handsama i kommunestyret 23.6.2010. Det vart ikkje vedteke endringar i organisasjonsstruktur, men gjeve føringar for endringar i selskapsstukturen.
Det har altså vore mange utgreiingar om administrativ og politisk organisering dei siste 10 åra. Rådmannens vurdering er at Levanger kommune er godt budd på framtida med den organiseringa vi har. Det er god kontakt mellom folkevald og administrativ leiing og vi har kontroll på økonomien. Nedanståande oversikt syner at det ikkje har vore regelen tidlegare.
Forslaget til Folkvord inneber mellom anna: ”Konkrete område som bør vurderast er ansvarsfordelinga mellom kommunestyret og administrasjonen, talet på komitear og utvalg og fordelinga av ansvar mellom dei, og det administrative organisasjonsmønstret.”
Dette er forhold som blir vurdert i delagasjonsreglementet. Det har vore oppe til handsaming mange gonger dei siste åra:
Kommuneloven er no endra slik at delegasjonsreglementet skal handsamast av kvart kommunestyre. All den stund reglementet sist vart handsama i 2010 vil det etter rådmannen si vurdering være unaturleg å starte ein slik prosess no i 2011. Av omsyn til det nye kommunestyerets rett til å vedta si eiga organisering bør ein vente med ein slik gjennomgang.
Det er altså 2 hovedgrunnar til at rådmannen har kome fram til at forslaget frå Folkvord bør avvisast:
- Kommunen har gjennomført mange store OU-prosessar dei siste 10 åra, og har ein struktur det er brei semje om er effektiv. Det vil være ressursøydande å starte ein ny slik prosess i år.
- Kommuneloven forutsett no gjennomgang av delegasjonsreglementet kvar valperiode. Det er ikkje særleg demokratisk å binde opp neste kommunestyre med vedtak på slutten av inneværandre periode.
Ein tredje grunn til at ein kanskje ikkje bør starte ein omfattande OU-prosess no, er at vi ikkje veit om samkommunemodellen blir lovfesta. Om den ikkje skulle bli det må det utgreiast nye løysingar for samhandlinga mellom Levanger og Vertal som også rører med både politisk og administrativ organisering.