Formannskapet 10.03.10 - sak 21/10 - Trønderhallen - Organisering av drift

Saksbehandler: Alf Birger Haugnes
Arkivref.: 2006/4666 - /D23
Saksordfører: Ingen
Saken avgjøres av: Kommunestyret

vedtak

Rådmannens forslag til innstilling:

1. Drift av Trønderhallen – svømme- og idrettshall, organiseres som en egen enhet i kommunen – Drift Trønderhallen.
2. Det opprettes samarbeidsutvalg med representanter fra brukerne av anlegget – lag og foreninger, HiNT, SiNoT, Levanger/Verdal vgs og repr. for næringsliv/arrangører av større arrangement.
3. Daglig leder ansettes så snart som mulig slik at denne kan følge sluttføringen av Trønderhallprosjektet og arbeide med driftsopplegg – utleie til lag og organisasjoner, messer, større arrangement, etc.
4. Stillingen finansieres foreløpig innenfor prosjektbudsjettet for 2010.

Hjemmel/bakgrunn for saken:
I kommunestyremøte 24.06.09,  sak 37/09 Trønderhallen – Igangsetting, finansiering og omfang ble følgende bl.a. vedtatt (pkt. 7):
Det opprettes et driftsselskap – AS med vedtekter som beskrevet i rapport av 22.01.09, Drift og organisering av Arena Røstad. Høgskolen i Nord-Trøndelag – HiNT og Studentersamskipnaden i Nord-Trøndelag – SiNoT deltar i selskapet. Egen sak om opprettelse av selskapet med forslag til nødvendige aksjekapital, avtaler med HiNT og SiNoT og nærmere om omfang og drift av anlegget, fremmes for kommunestyret høsten 2009.

Styret for HiNT behandlet i styremøte 25.02.2010 kommunene forespørsel om deltakelse i et driftsselskap. Følgende vedtak SS 2010/19 HiNT i Driftsselskap for Trønderhallen ble fattet:
Vedtak gjort i styremøtet 24.01.08, SS 2008/06:

1. Høgskolestyret viser til tidligere vedtak om å leie areal i en planlagt flerbrukshall på Røstad og presiserer Høgskolens rolle som leietaker for areal til eget bruk.
2. Høgskolestyret avventer initiativ til etablering av et driftsselskap og vil vurdere deltagelse i slikt selskap.
3. Høgskolestyret ber om at studieporteføljen og planlagt gjennomgang av arealbehovet ved studiested Levanger legges til grunn i videre prosess for bygging av flerbrukshallen.

legges til grunn for vedtaket:

Med bakgrunn i bestemmelser regulert i Universitets- og høgskoleloven og Reglement for Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet og aksjer, er det ikke mulig for Høgskolen i Nord Trøndelag å imøtekomme forespørsel fra Levanger kommune om å gå inn på eiersiden i et driftsselskap for Trønderhallen.

Vedlegg:
Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Rapport av 22.01.2009: Drift og organisering av Arena Røstad PDF

Saksopplysninger:
BAKGRUNN
Arbeidet med organiseringen av drifting Trønderhallen (svømme- og idrettshall) samt mulig drifting av Løa som Statsbygg eier og HiNT leier, ble startet opp i allerede mens Statsbygg hadde ansvaret for utbyggingen. Forutsetningen den gang var at kommunen og de andre offentlige brukerne skulle garantere for husleien (kapitalutgifter og ytre vedlikehold) og selv ha ansvaret for driftingen. Med bakgrunn i dette ble det i aug. 2008 etablert en prosjektgruppe med egen prosjektleder for å utrede et driftskonsept/ organisering mht. drift av Trønderhallen. Her deltok representanter for Høgskolen i Nord-Trøndelag (HiNT), Studentsamskipnaden i Nord-Trøndelag (SiNoT) og representanter for kommunen i prosjektgruppa. Endelig rapport forelå i jan. 2009. I og med at denne rapport hadde som forutsetning at Statsbygg skulle være byggherre og dette ble endret ved at kommunen tok over byggherreansvaret i jan. 2009, ble videre behandling av denne rapporten stoppet.

Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak i møte 24.06.2009 ble arbeidet med drift av Trønderhallen igangsatt på nytt. Rådmannen må beklage at saken tok lengere tid enn planlagt, men dette skyldes i hovedsak et omfattende arbeid med igangsetting av Trønderhallen og arbeidet med å få på plassen en leiekontrakt for treningsstudioet.

Etter forutgående samtaler med rektor ved HiNT og daglig leder ved SiNoT ble det 09.11.2009 innkalt til et oppstartsmøte for arbeidet. Her deltok bl.a. rektor og direktør ved HiNT, daglig leder SiNoT og ordfører og rådmann fra kommunen. Her ble gruppa som skulle arbeide med organiseringen av driften samt mandat for arbeidet diskutert. Det var også enighet om at den foreliggende rapport av jan. 2009 var et godt grunnlag for arbeidet.

Gruppa startet opp sitt arbeid med et møte 14.01.2010. Her ble mandat gjennomgått og oversendt partene for godkjenning/ kommentar samt en prioritering av arbeidet drøftet. Enighet om at dannelse av selskap og ansettelse av daglig leder skulle prioriteres. Nytt møte ble avholdt 28.01.2010. Her ble en milepælsplan med aktiviteter med bakgrunn i mandat og prioritert arbeid drøftet. Fra HiNT sin repr. i gruppa ble det opplyst om at styret hadde bedt om en sak vedr. deres deltakelse i selskapet og at det kunne være problematisk. Gruppa valgte da å prioritere arbeidet med å framskaffe nødvendige grunnlags materiell for et slikt styremøte. SiNoT valgte da også få et styrevedtak om deltakelse før planlagt gruppemøte 04.03.2010.

Kommunen tok straks etter at dette signaler forelå, kontakt med rektor ved HiNT om et avklarende møte om deres deltakelse i selskapet. Dette møte ble avholdet 10.02.2010. Her møtte rektor, direktør og økonomisjef fra HiNT. SiNoT hadde ikke anledning til å delta på møtet. På møtet redegjorde HiNT for de nye betingelsene for at de kunne delt i et selskap (AS). Bl.a. skulle det her være en klar faglig kobling opp mot HiNT sitt aktivitetsområde.  Det ble i etterkant også tatt kontakt med SiNoT. Forutsetningen for deres deltakelse i selskapet var fortsatt til stede, men de hadde stor forståelse for at en mindre deltakelse fra deres side ikke var så interessant for kommunen.

I neste formannskapsmøte 24.02.2010 ble det redegjort for utviklingen mht. driftsselskapet.

25.02.2010 fattet styret i HiNT sitt vedtak. Se begrunnelse innledningsvis i dette saksframlegg.

ALTERNATIVE DRIFTSFORMER
Ut fra den nye situasjonen som har oppstått, ser rådmannen for seg 3 hovedalternativ for organisering av driften av Trønderhallen – svømme- og idrettshall. De 3 hovedalternativene er:

1. Et AS
   • Med deltakelse fra andre, f.eks. SiNoT
   • 100% kommunalt eid
2. Kommunalt foretak – KF iht. kommunelovens bestemmelser
3. Legges til den kommunale organisasjonen
   • Inn under en eksisterende enhet
   • Opprettelse av en ny enhet

Når det gjelder status for Løa, ser nå HiNT/Statsbygg på en mulighetsstudie for framtidig bruk. Dette har sammenheng med lokalisering av teaterutdanningen. Det ventes en avgjørelse på dette spørsmål i styremøte i juni. Direktøren lovte imidlertid å sjekke ut om det var mulig å få en avklaring på om Løa var aktuell før denne tid. Hvis Løa ”frigis” til lag og organisasjoner på ettermiddag/kveldstid og i helger, er det selvsagt opp til HiNT selv å bestemme om de vil kjøpe tjenester av den driftsorganisasjon vi skal opprette.

DRIFTSORGANISASJON
Uavhengig av hvilken driftsorganisering som velges, må dimensjoneringen av driftsorganisasjonen vurderes – ansatte og/eller kjøp av tjenester. I de utredninger som hittil foreligger stiller seg forholdsvis åpen til ansettelse eller kjøp av tjenester. Noen sentrale oppgaver må imidlertid ha sin faste plass på anlegget. Dette gjelder tjenester knyttet til bassenget – badevakter. Det er også pekt på at anlegget må ha en daglig leder og et markedsapparat som kan sørge for inntjening og utleie av anlegget.

Det er samtidig pekt på at det allerede i dag er en utbygd driftsorganisasjon på HiNT Røstad som må vurderes i et driftsopplegg for Trønderhallen. I arbeidet med dannelsen av et AS, var det derfor ikke noe mål å ha en organisasjon hvor alle tjenester skulle produseres i egen regi.

Vurdering:
AKTUELLE PROBLEMSTILLINGER
I forbindelse med det siste arbeidet med dannelse av driftsselskapet, arbeidet gruppen ut fra følgende mandat

a. Lage en forretningsplan for driftsselskapet.
i. Eierforhold
• Størrelse på aksjekapital
• Fordeling av aksjekapital
ii. Organisasjon –  Generalforsamling, styresammensetning, ledelse
• Nødvendig kompetanse i styret
• Kompetanse daglig leder
iii. Visjon
iv. Forretningsidé
• Idrett og undervisning/utdanning
• Aktiviteter utenfor kjernevirksomhetene idrett og undervisning – messer, konferanser, kulturelle arrangement
• Markedsvurdering
v. Hovedmål
vi. Vedtekter – jfr. egen rapport vedr. Drift og organisering av Arena Røstad. Idrettsforbundet har krav til slike i forbindelse med spillemidler
vii. Navn på selskapet
viii. Budsjetter
• Inntektspotensialet
• Drift
 Drift i egen regi – ansatte
 Kjøp av tjenester – aktuelle tilbydere
ix. Risikoanalyse – Risikoevaluering og kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer

b. Kartlegging av aktuelle samarbeidspartnere – hvordan skal disse dras inn i prosjektet

c. Framdriftsplan for arbeidet – Milepæler (Opprettelse av selskap, ansettelse av daglig leder, inngåelse av nødvendige avtaler)

Flere av de punkter som ovenfor er nevnt vil også bli aktuelt å utrede uavhengig av hvilken driftsform en velger og hvem som har ansvaret for driften.

VURDERING AV ALTERNATIVE DRIFTSFORMER
AS-formen
SiNoT har i samtaler gitt uttrykk for at det ikke er noen formelle hinder for deltakelse i et AS sammen med kommunen. I og med at HiNT ikke kunne delta, er spørsmålet ikke forelagt styret i SiNoT på nytt. Med bakgrunn i den lille leieandelen for SiNoT, har det imidlertid aldri vært aktuelt med noen stor deltakelse i et AS mht. aksjekapital. Deltakelse fra SiNoT i et aksjeselskap vil ikke ha noen betydning for tildelte spillemidler så lenge vedtektene er tilpasset kravene til departementet – bl.a. at det ikke kan tas ut utbytte. Rådmannen kan ikke se at det har noen hensikt med deltakelse fra SiNoT så lenge denne allikevel vil være av beskjeden karakter. SiNoT er imidlertid meget positiv til prosjektet og ønsker å bidra til at aktiviteter skapes/anlegget benyttes aktivt.

Et 100% eid kommunalt selskap er en aktuell driftsform. Fordelen med en slik driftsform er at mulighetene for å kunne plukke ut et styre med en kompetanse som kunne være en aktiv støtte til daglig leder av selskapet. Det er da spesielt personer med stort nettverk mht. arrangement, erfaringer med messer/større arrangement etc. Ved en sammensetning av styret vil derfor inntjening i forbindelse med messer og arrangement stå sentralt. Dette vil bli viktig uansett driftsform. Det er imidlertid problematisk å legge inn hele anlegget (investeringene) i aksjeselskapet. Dette vil sannsynligvis skape problemer mht. momskompensasjon.

Med de rammebetingelser som offentlig eide AS har i dag, vil ikke rådmannen anbefale at vi her oppretter et eget AS. Med et 100% kommunalt eid anlegg og et 100% eid kommunalt selskap vil all risiko allikevel ligge i kommunen. AS-formen har også kostnader knyttet til godtgjørelse til styremedlemmene.

Kommunalt foretak – KF
Kommunen har i dag et eget foretak som forvalter kommunens boligeiendommer – Levanger Boligforvaltning KF. Drift av Trønderhallen kan også organiseres i et kommunalt foretak iht. Kommunelovens kap.11 om Kommunale og fylkeskommunale foretak.

Kommunestyret vil da ha det overordna ansvaret for foretaket gjennom vedtak av budsjett og oppnevning av styremedlemmer. Et foretak gir også muligheter til å oppnevne et styre med den kompetanse som er nødvendig for å støtte opp om daglig leder i sitt arbeid. Etter rådmannens vurdering er også dette et aktuelt alternativ hvis en får styremedlemmer med en kompetanse som støtter opp under og har erfaringer mht. større messer/arrangement. Hvis en slik driftsform velges bør investeringskostnader holdes utenfor foretaket ut fra størrelsen på investeringen.

Rådmannen vil ikke anbefale at det opprettes et kommunalt foretak. Kommunen sitter også i dette tilfelle med alt økonomisk ansvar, men med mindre muligheter for jevnlig oppfølging av driften. Rådmannen regner med at mulighetene for å skaffe riktig og nødvendig kompetanse inn i et slikt styre kan være vanskelig med en slik styreform. Det vil også her være knyttet kostnader til styrehonorarer.Del av den kommunale organisasjonen.

Eksisterende enhet
Aktuelle enheter her vil være Kultur og Bygg og eiendom. Det vil her være Bygg og eiendom som er mest aktuelt med bakgrunn i sine erfaringer mht. drift av bygninger og sammenlignbare bygninger. Kultur kan allikevel bidra i forbindelse med tildeling av timer til lag og organisasjoner.

Rådmannen vil ikke anbefale en slik løsning hvor ansvaret legges til Bygg og eiendom mht. selve driften av anlegget. Anlegget krever spesiell oppfølging hvis inntektsgivende messer/arrangement skal kunne gi et vesentlig positivt bidrag driften av anlegget. Mht. det ytre framtidige bygningsmessige vedlikehold som er en del av den beregnede husleie (renter og avdrag og ytre vedlikehold), bør det vurderes å ha dette ansvaret liggende ved denne enheten ut fra den kompetanse denne har mht. slikt arbeid.
Ny enhet – Drift Trønderhallen
Som det framgår av de ovennevnte vurderinger, vil driften av Trønderhallen svømme- og idrettshall, kreve stor innsats ut over utleie til lag og organisasjoner. For å sikre en forsvarlig drift og utleiepriser til lag og organisasjoner, er det viktig med et sterkt fokus på utleie til mer inntektsbringende arrangement. Det vil også være viktig at det ytes god service og en god og effektiv driftsmessig oppfølging av anlegget på plassen. Rådmannen vil derfor anbefale at det opprettes en ny enhet Drift Trønderhallen som får ansvaret for driftingen. Rådmannen tror at en daglig leder/enhetsleder med sine ansatte vil være den beste organiseringen som sikrer en effektiv og økonomisk god drift av anlegget.

DRIFT
Innledningsvis i rådmannens vurdering er mandatet for siste arbeid med opprettelse av et driftsselskap gjengitt. Som nevnt her, vil mange av de oppgaver som er skulle gjennomgås også stå sentralt i det arbeid vi nå står foran mht. en eventuelt opprettelse av en egen enhet. Det kan herfra nevnes:

• Kompetanse daglig leder
• Visjon
• Forretningsidé
  Idrett og undervisning/utdanning
  Aktiviteter utenfor kjernevirksomhetene idrett og undervisning – messer, konferanser, kulturelle arrangement
  Markedsvurdering
• Hovedmål
• Budsjetter
  Inntektspotensialet
  Drift
  * Drift i egen regi – ansatte
  * Kjøp av tjenester – aktuelle tilbydere
• Risikoanalyse – Risikoevaluering og kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer
• Kartlegging av aktuelle samarbeidspartnere – hvordan skal disse dras inn i prosjektet

Dette er arbeider det snarest mulig bør arbeides med og som bør være på plass så snart som mulig. Rådmannen vil derfor anbefale at det ansettes en daglig leder/enhetsleder så snart som mulig. Rådmannen ber derfor om fullmakt til utlysning av en slik stilling

ANSETTELSE AV DAGLIG LEDER
Det er viktig både ut fra de vurderinger som skal gjøres ovenfor mht. drift og ikke minst mht. innsalg av Trønderhallen til større inntektsbringende messer/arrangement at daglig leder kommer på plass så snart som mulig. Det er allerede i dag behov for å starte plotting av større arrangement i Trønderhallen og arbeide aktivt for å skaffe slike. Det er også viktig at daglig leder blir med og gjør seg kjent med de tekniske anlegg under ferdigstillelsen av prosjektet. Daglig leder vil også stå sentralt mht. innkjøp av driftsutstyr og utstyr i hallene. Det vil også være behov for ansettelse av personell for drift av spesielt svømmehallen – badebetjening.

Skal deler av tjenester mht. drift av hallen kjøpes, er det behov for inngåelse av slike avtaler.

I og med at det ikke er avsatt bevilgninger til drift av Trønderhallen på årets budsjett, vil rådmannen anbefale at disse belastes prosjektet. Vesentlig del av arbeidet vil da også være oppfølging av prosjektet i sluttfasen både mht. drifting og utstyr.

SAMARBEIDSORGANER
HiNT og SiNoT har gitt sterkt uttrykk for at de ønsker å bidra til at Trønderhallen blir en suksess. Det er derfor ytret ønske om at det opprettes et samarbeidsutvalg for å ivareta dette. Rådmannen støtter et slikt initiativ og tror dette vil være en god støtte til daglig leder i arbeidet med arrangement av messer, større arrangement, seminarer etc.

Rådmannen tror det også vil være behov for slike samarbeidsutvalg også opp mot arrangører, næringsliv, lag og foreninger etc. som kan støtte opp om daglig leders arbeid.