Driftskomiteen 16.02.11 - sak 4/11 - Videreføring av prosjekt for Felles Helse vedr. digital samhandling/fagprogrammer, felles saksbehandlingskontor og demensplan

Saksbehandler: Jon Ketil Vongraven
Arkivref. 2009/8284
Saksordfører: Ingen
Saken avgjøres av: Driftskomiteen

vedtak

Rådmannens forslag til vedtak:

1. Driftskomiteen tar rådmannens informasjon om digital samhandling for bedre opplæring og utnyttelse av IKT verktøy for helseområdet, til orientering.
2. Driftskomiteen tar rådmannens informasjon om oppstart av utredning vedrørende felles saksbehandlingskontor og demensplan til orientering.

Hjemmel/bakgrunn for saken:
Bakgrunn for saken er behandlet i PO-plan 2008 – 2025 og i sluttrapport OU-2009

Vedlegg:

• Sluttrapport forprosjekt PDF

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen

Saksopplysninger:
Profil som system ble innført i Levanger kommune i 2003. Systemet ble først tatt i bruk som et fagprogram, og erstattet den gang Unique omsorg. Senere er profil også tatt i bruk for saksbehandling, og for fakturering.

Viktig informasjonen som lagres og oppdateres i profil er avgjørende for at mobil profil skal ha en betydning. Det samme gjelder i forhold til fakturering av egenandeler for gitte tjenester. Profil er også avgjørende for at Elin-K sitt elektroniske meldingssystem mellom kommunehelsetjenesten, legene og helseforetaket skal kunne fungere.

Ved system eller hendelsestilsyn fra Fylkesmannen eller Helsetilsynet, så er profil avgjørende viktig som dokumentasjonssystem for gitte tjenester.

Individuell plan og Sampro:
Alle som har behov for langvarige og koordinerte sosial- og helsetjenester, har rett til å få utarbeidet en individuell plan dersom personen selv ønsker det.

Individuell plan er brukerens plan. Brukeren har rett til og oppfordres til å delta aktivt i å beskrive behov for tjenester, ønsker og mål som er viktig for brukeren selv i hverdagen og fremtiden.

Planen skal være et verktøy og en metode for samarbeid mellom tjenestemottaker og tjenesteapparatet, og mellom de ulike tjenesteyterne.

Det skal til enhver tid være èn tjenesteyter som har hovedansvaret for kontakt med brukeren og koordinering mellom dem som yter tjenester til brukeren.

Initiativet til å få laget en individuell plan kan komme fra brukeren selv eller pårørende, men hovedansvaret for å utarbeide individuelle planer ligger i tjenesteapparatet.

Kommunens helse- og sosialtjeneste har en selvstendig plikt til å sørge for at arbeidet med planen igangsettes. Har tjenestemottaker behov for tjenester fra andre tjenesteytere eller enheter, så har disse også en plikt til å samarbeide.

IPLOS er betegnelsen på et nasjonalt helseregister som skal danne grunnlag for nasjonal statistikk for pleie- og omsorgssektoren. Det er et verktøy for dokumentasjon, rapportering og statstikk for kommunene og for statlige myndigheter. Det er grunn til å tro at Iplos på sikt vil bli et avgjørende system for ressursfordeling mellom kommune og stat.

Utfordringer:

• Det er fortsatt i dag utfordringer i bruken av Profil, Sampro og Iplos internt i de enheter som er pålagt bruk av disse IKT systemene, og det er utfordringer mellom de ulike enhetene i bruken av systemene for å sikre og dokumentere tjenester og tjenestekvalitet til felles brukere.
• Det er fortsatt noen utfordringer i samhandling med IKT.
  IKT sitter med spisskompetansen på bruken av Profil. Spisskompetanse på bruk, og innflytelse over innføring av nye versjoner må avklares nærmere gjennom prosjektet.
• Innføring av Mobil Profil stiller store krav til grunnlagsinformasjonen i profil.
• Elin-K utfordrer enhetene på Postmottak og behandling.
• Iplos – rapporteringen er fortsatt meget mangelfull, og avviksrapporten er svært omfattende. Det er grunn til å tro at ikke alle enheter har samme prosedyrer.
• Rapporter angående tjenester og Iplos-funksjonsverdier viser ikke korrekte tall vedrørende omfanget av de tjenestene som kommunen yter til tjenenestemottakerne.
• Profil brukes også som Faktureringsprogram – rett grunnlag i Profil = rett inntekt. Det er derfor særdeles viktig at alle data i profil til enhver tid er oppdaterte.
• Grunnlagsinformasjon ifht Iplos og tjenesteomfanget vil på sikt bli grunnlaget for statlige overføringer av ressurser til kommunen.
• Det er behov for en opprydning i forhold til utrullering mobil profil, og nye versjoner i profil. Ansvarsforhold, og godkjenning av endringer må gjennomgås. 
• Innføring av Elektronisk pasientjournal (EPJ). Dette stiller krav om at informasjon som omhandler brukerne skal samles i en elektronisk journal. Egen forskrift regulerer bruk av EPJ.
• Det er uklarhet rundt bruken av Ephorte som kommunens postjournal, dokumentasjonssystem og saksbehandlingssystem. I dag er det minst 2 systemer som fungerer på samme måte, mer eller mindre. Dette må prosjektet vurdere og fremme løsninger i forhold til.
• EPJ krever også at hever enkelt brukere har en journalansvarlig. Dette kompliseres når brukerne har tjenester fra flere enheter. Krever samhandling og avklaringer med Dokumentsenteret, IKT og internt ved Felles helse.
• Opplæringsbehovet i organisasjon på Profil (Mobil profil), Sampro og Iplos er stort, og Elin-K vil også kreve opplæring og ansvarsplassering, rutiner og samhandling.  Alle opplæring som kan planlegges i forkant (og som ikke er et ad-hoctiltak utenfor Felles helse) skal i forkant inn i ”Kompetanseplan felles helse”.
• Prosjektet må gå gjennom erfaringene og evt. foreslå bedre koordinering av opplæring i forhold til alle involverte i Felles helse.

Felles saksbehandler-/tildelingskontor.

OU-rapporten 2009 konkluderer med følgende:

Fordeler med felles saksbehandling:

• Lettere å gjennomføre felles kjøreregler/prosedyrer 
• Bedre ivaretakelse av felles tenkning/utøvelse av saksbehandling og medvirkning av tjenestemottaker.  
• Felles henvendelse for tjenestemottaker.
• Bedre mulighet for samhandling mellom de ulike enheter i hvert enkelt tilfelle

Tilråinga var som følger:

• Prosjektgruppen anbefaler felles saksbehandling for felles helse. Dette er en omfattende organisatorisk endring som krever konsekvensutredning.
• Det nedsettes et utvalg som får som oppgave og utrede konsekvenser og anbefale organisatorisk plassering for felles saksbehandling i felles helse
• Utvalget må videre vurdere bemanning, bruk av eksisterende ressurser , lokaler, inntaksnemndas oppgaver/arbeidsmåter.
• Der en tjenestemottaker har tildelt mer enn en tjeneste skal det være samlevedtak
• Kommunen bør videreutvikle samlevedtak til å omfatte tjenester fra flere enheter i samme vedtak.

Demensplan
Kommunestyret vedtok i møtet den 24.11.2010 en videreføring av PO-planen ved at det stertes planlegging for bygging av Demensavdeling og dagsenter på Staup (sak 63/10). Som et grunnlag for dette arbeidet er det viktig å sammenfatte utviklingstrekk, teknologi og ressursbruk i en Demensplan. Dette arbeidet tar sikte på å skaffe en oversikt over behov og ressurser før en slik utbygging kommer i gang.

Mål og mandat for prosjektene:
Prosjektansvarlig er kommunalsjef helse og prosjektleder er Jørgen Worum. Prosjektleder rapporterer månedlig til Prosjektansvarlig.
På grunn av prosjektenes omfang og integrasjon vil rådmannens ledergruppe (RLG)  fungere som styringsgruppe i prosjektperioden. Enhetsledere for helse vil stå som styringsgruppe for Hovedprosjekt Profil/IPLOS/Sampro.

Budsjett for prosjektet settes opp av prosjektleder sammen med kommunalsjef innen utgangen av februar måned.

Mål for prosjektet:

1. Komme over i en normal driftssituasjon med Profil/Sampro/IKT – løsninger (inkludert implementering av meldingsløftet), herunder sørge for ansvarliggjøring og ansvarsplassering i enhetene
2. Innen første halvår 2012 skal saksbehandling og tildeling legges til et kommuneovergripende og tverrfaglig saksbehandlingskontor.
3. Demensplan ferdig til behandling første kvartal 2012.

Mandat for prosjektene:
Elektronisk samhandling/fagprogrammer

1. Utarbeide en samlet plan i tråd med milepæler i h.h.t. sluttrapport fra forprosjekt  (Profil – Sampro – IPLOS ) og mandatet for de øvrige prosjektene  innen utgangen av mars
2. Lede arbeidet med gjennomføring og kvalitetssikring av fagprogrammene (Profil-Sampro-IPLOS)  i PO og i alle tjenesteledd og nivå som er relevante og nødvendige herunder introduksjon av Mobil.Profil
3. Innarbeide nødvendige kontrollpunkter for kvalitetssikring og tilgangsstyring i fagprogrammene.
4. Foreslå en modell for oppfølging etter prosjektperioden med ansvarsplassering og kompetanseplan.
   
   Felles saksbehandling/tildeling
5. Utrede og forslå organisering, plassering og innhold med tanke på felles kommuneovergripende saksbehandlerkontor med tanke på en oppstart i løpet av første halvår 2012. (jmfr. Sluttrapport  OU 2009)
6. Tilrådning skal presenteres som en tiltaksplan hvor praktiske, organisatoriske og økonomiske konsekvenser synliggjøres.
   
   Demensplan
7. Lage prosjektplan på bakgrunn av mandat fra kommunalsjef/RLG innen august 2011.
8. Bemanne og lage milepælsplan for prosjektet før utgangen av september 2011.
9. Foreslå styringsgruppe og arbeidsgrupper for prosjektet innen utgangen av september 2011.
10. Prosjektet skal ha som mål å ferdigstille en demensplan før utgangen av første kvartal 2012.
    
    Generelt
11. Sørge for at de ulike delprosjektene integreres i arbeidet med andre utviklingsprosjekter som ny helsereform og planarbeid gjør relevant.
12. Sørge for å ivareta kravet om kunnskapsbasert og tverrfaglig samhandling også på tvers av kommunegrenser.
13. Ivareta en nøktern og praktisk tilnærming med vekt på gode løsninger for tjenesteutvikling og tjenesteyting.

Vurdering:
Fokuset i disse prosjektene er satt med bakgrunn i den utvikling vi står overfor med nye krav til samhandling og effektive pasientforløp. Dersom kommunen skal lykkes med å nå målene må vi sikre oss at plattformen for den digitale samhandlingen blir så bra som mulig. Dette knytter an til en rekke tjenesteområder og kvalitet på tjenestene slik det framkommer i lov og forskrift. Å ha rasjonelle prosesser er viktig for pasientforløp, men også for kommunen da det er svært ressurskrevende å måtte rette opp feil i etterkant.

Planer og prosjekter for bedre ressursutnyttelse, tjenesteutvikling og tildeling må sees i sammenheng da mange av feilene som oppstår eller kan oppstå skjer som følge av ulikheter i bruk av skjønn og avstand i tjenesteledd.
Grunnlaget for å starte opp arbeidet med å se på demensområdet og utvikle en demensplan handler også om å se muligheter før etableringen starter. På denne måten vil vi ha muligheten til å forme tidsriktige tjenester som igjen vil kunne skape rasjonelle løsninger til beste for brukere og kommune.