Saksbehandler: Øystein Sende
Arkivref. 2009/8284
Saksordfører: Ingen
Saken avgjøres av: Driftskomiteen
vedtak
Rådmannens forslag til vedtak:
Driftskomiteen tar rådmannens informasjon om igangsatt prosjekt for bedre opplæring og utnyttelse av IKT verktøy for helseområdet, til orientering.
Hjemmel/bakgrunn for saken:
Ingen
Vedlegg:
Ingen
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Utarbeidet prosjektplan
Saksopplysninger:
Felles helse i Levanger består av PO enhetene Distrikt Sentrum – Ytterøy, Distrikt Sør, Distrikt Nesset – Frol, enheten Staupshaugen verksted, enheten Helse og rehabilitering, og partnerskapet NAV Levanger.
Dette forprosjektet vil ha stor betydning for alle enhetene som inngår i Felles helse, men i betydelig mindre grad for NAV partnerskap enn for de andre enhetene. Dette som en konsekvens av at systemene prosjektet omfatter i all hovedsak er kommunale systemer.
Profil som system ble innført i Levanger kommune i 2003. Systemet ble først tatt i bruk som et fagprogram, og erstattet den gang Unique omsorg. Senere er profil også tatt i bruk for saksbehandling, og for fakturering.
Viktig informasjonen som lagres og oppdateres i profil er avgjørende for at mobil profil skal ha en betydning. Det samme gjelder i forhold til fakturering av egenandeler for gitte tjenester. Profil er også avgjørende for at Elin-K sitt elektroniske meldingssystem mellom kommunehelsetjenesten, legene og helseforetaket skal kunne fungere.
Ved system eller hendelsestilsyn fra Fylkesmannen eller Helsetilsynet, så er profil avgjørende viktig som dokumentasjonssystem for gitte tjenester.
De siste årene så har Felles helse i Levanger kommune hatt fokus på innføring av samlevedtak (Malgruppe), samt tiltaksplaner og prosedyrer for Saksbehandling(flytskjema).
Mobil-Profil er under innføring, samt at prosjektet Elin-K vil bli gjennomført når programvaren slippes. Oppdateringsversjoner av Profil blir tatt i bruk.
Unique SamPro er et web-basert samarbeids- og koordineringsverktøy som dekker de lovpålagte kravene til Individuell plan (IP).
Løsningen har fokus på brukeren, og blir i praksis en viktig del av opplegget i en behandling eller rekonvalesens. For kommunale tjenester innebærer Unique SamPro en mulighet til å holde seg oppdatert om status og om hvilke tiltak som gjennomføres i egen og andres regi.
Verktøyet kan tilby et elektronisk møtested for alle involverte på tvers av faggrenser og forvaltningsnivå. Den gjensidige informasjonsutvekslingen og koordineringen representerer også et betydelig effektiviseringspotensial og mulighet til kostnadsreduksjoner for kommunene.
IP. Individuell plan og Sampro:
Alle som har behov for langvarige og koordinerte sosial- og helsetjenester, har rett til å få utarbeidet en individuell plan dersom personen selv ønsker det.
Individuell plan er brukerens plan. Brukeren har rett til og oppfordres til å delta aktivt i å beskrive behov for tjenester, ønsker og mål som er viktig for brukeren selv i hverdagen og fremtiden.
Planen skal være et verktøy og en metode for samarbeid mellom tjenestemottaker og tjenesteapparatet, og mellom de ulike tjenesteyterne.
Det skal til enhver tid være èn tjenesteyter som har hovedansvaret for kontakt med brukeren og koordinering mellom dem som yter tjenester til brukeren.
Initiativet til å få laget en individuell plan kan komme fra brukeren selv eller pårørende, men hovedansvaret for å utarbeide individuelle planer ligger i tjenesteapparatet.
Kommunens helse- og sosialtjeneste har en selvstendig plikt til å sørge for at arbeidet med planen igangsettes. Har tjenestemottaker behov for tjenester fra andre tjenesteytere eller enheter, så har disse også en plikt til å samarbeide.
IPLOS er betegnelsen på et nasjonalt helseregister som skal danne grunnlag for nasjonal statistikk for pleie- og omsorgssektoren. Det er et verktøy for dokumentasjon, rapportering og statstikk for kommunene og for statlige myndigheter. Det er grunn til å tro at Iplos på sikt vil bli et avgjørende system for ressursfordeling mellom kommune og stat.
Mål
Forprosjektet skal foreslå løsninger som fører til at Levanger kommune ved Felles helse skal være best av kommunen i Nord-Trøndelag på effektiv og riktig bruk av profil, på bruk av IP og Sampro, og ha den mest riktige og oppdaterte informasjonen som finnes på Iplos.
Forprosjektet skal foreslå forpliktende løsninger slik at det sikres at alle tjenesteytende enheter benytter profil i sin dokumentasjon av tjenesteytingen, og i saksbehandlingen.
Dette må skje med en kvalitet som gjør at Profil kan benyttes som sikkert verktøy for å hente ut aktivitetsdato. At alle tjenesteytende enheter benytter Profil, er også en forutsetning for effektiv bruk av samlevedtak.
Alle tjenester som gis, skal uansett lovgivning og krav dokumenteres ved de tjenesteytende enheter i Levanger kommune, Felles helse.
Det skal også alltid fattes vedtak om hvilke tjenester som skal ytes den enkelte, omfanget av tjenester i forhold til ”hva som er godt nok”, og for hvilken tidsperiode tjenestene skal gis.
Alle tjenesteytende enheter skal gjennom bruk av profil kunne se hvilke tjenester som ytes, av hvilken enhet og for hvilket tidsrom.
Problemstillinger rundt taushetsplikt og innsyn (lesetilganger) må også avklares.
For at Levanger kommune skal lykkes med målsettingen, så prosjektet fremme forslag til hensiktsmessig ansvarsplassering for utvikling, opplæring og bruk av Profil, Sampro og Iplos.
Prosjektets mål er å arbeide seg fram til omforente og anbefalte løsninger på de spørsmål og utfordringer som prosjektets mandat legger til grunn for prosjektet. Målet er at prosjekt skal løse utfordringene på en pragmatisk og hensiktsmessig måte, og foreslå løsninger som er tydelige, og etterlevbare innenfor dages ressursamme.
1.3 STATUS – UTFORDRINGER
- Det er i dag utfordringer i bruken av Profil, Sampro og Iplos internt i de enheter som er pålagt bruk av disse IKT systemene, og det er utfordringer mellom de ulike enhetene i bruken av systemene for å sikre og dokumentere tjenester og tjenestekvalitet til felles brukere.
- Det er i dag noen utfordringer i samhandling med IKT.
IKT sitter med spisskompetansen på bruken av Profil. Spisskompetanse på bruk, og innflytelse over innføring av nye versjoner må avklares nærmere.
- Innføring av Mobil Profil stiller store krav til grunnlagsinformasjonen i profil.
- Elin-K utfordrer enhetene på Postmottak og behandling.
Iplos – rapporteringen er meget mangelfull, og avviksrapporten er svært omfattende. Det er grunn til å tro at ikke alle enheter har samme prosedyrer.
- Rapporter angående tjenester og Iplos-funksjonsverdier viser ikke korrekte tall vedørende omfanget av de tjenestene som kommunen yter til tjenenestemotakerne.
- Profil brukes også som Faktureringsprogram – rett grunnlag i Profil = rett inntekt. Derfor særdeles viktig at alle data i profil til enhver tid er oppdaterte.
- Grunnlagsinformasjon ifht Iplos og tjenesteomfanget vil på sikt bli grunnlaget for statlige overføringer av ressurser til kommunen.
- Det er behov for en opprydning i forhold til utrullering mobil profil, og nye versjoner i profil. Ansvarsforhold, og godkjenning av endringer må gjennomgås.
- Innføring av EPJ i juni 2008. Dette stiller krav om at informasjon som omhandler brukerne skal samles i en elektronisk journal.
- Det er uklarhet rundt bruken av Ephorte som kommunens postjournal, dokumentasjonssystem og saksbehandlingssystem.. I dag er det minst 2 systemer som fungerer på samme måte, mer eller mindre. Dette må prosjektet vurdere og fremme løsninger i forhold til.
- EPJ krever også at hever enkelt brukere har en journalansvarlig. Dette kompliseres når brukerne har tjenester fra flere enheter. Krever samhandling og avklaringer med Dokumentsenteret, IKT og internt ved Felles helse.
- Opplæringsbehovet i organisasjon på Profil (Mobil profil), Sampro og Iplos er stort, og Elin-K vil også kreve opplæring og ansvarsplasssering, rutiner og samhandling. Alle opplæring som kan planlegges i forkant (og som ikke er et ad-hoctiltak utenfor Felles helse) skal i forkant inn i ”Kompetanseplan felles helse”.
- Prosjektet må gå gjennom erfaringene og event foreslå bedre koordinering av opplæring i forhold til alle involverte i Felles helse.
1.4 Mandat for forprosjektet
Mandat:
1)
Prosjektgruppen skal sluttføre arbeidet med prosjektplanen.
Prosjektgruppen kan fremme forslag til justering av mandatet.
Hovedansvaret for sluttføringen av prosjektplanen ligger hos prosjektleder. Prosjektplanen skal endelig godkjennes av prosjektansvarlig før prosjektgruppen tar til med hoveddelen av prosjektet.
2)
Prosjektgruppen skal fremme forslag til løsning på de utfordringene som ligger internt i organisasjonen i Felles helse for å nå målet om at Levanger kommune, Felles helse, skal være best av kommunene i Nord-Trøndelag på effektiv og riktig bruk av profil, effektiv og riktig bruk av IP/Sampro, og ha den mest riktige og oppdaterte informasjonen på Iplos.
3)
Prosjektet må ha tydelig fokus på å foreslå en hensiktsmessig ansvarsplassering for utvikling, opplæring og bruk av Profil, Sampro og Iplos som IKT system.
4)
Prosjektet må ha en god dialog med prosjektene Elin-K og Mobil Profil, slik at behovet for plassering av ansvar, systemopplæring, og bruk av systemene blir best mulig samordnet internt i kommunen, og at dobbeltarbeid unngås.
Frister
Prosjektet har en frist til å gjennomføre sitt arbeid innenfor rammen av mandatet innen den 01.07.2010.
Spesielle premisser
Det forutsettes god aktivitet i selve prosjektet, og at det må sikres at alle synspunkter som foreligger kommer frem i prosjektmøtene.
Ansvar
Jørgen Worum som prosjektleder
Ressurser
Prosjektdeltakernes utgifter bæres av deltakerne selv, eller inngår som del av de ordinære arbeidsforhold og avtaler som alt er inngått. Deltakelsen i prosjektet i seg selv gir ingen rett til ytterligere godtgjøringer, kommunen dekker servering og infrastruktur, og stiller interne ressurser etter behov til rådighet for prosjektet.
Organisering:
Organisasjonsplan
Vurdering:
Det har vært et prioritert mål for området felles helse å sikre en aktiv prosess mot å få til en bedre opplæring og en bedre utnyttelse av de fagsystemene som benyttes ved området. Det samme gjelder å få til en bedre avklaring og koordinering, logistikk, og rutiner mellom felles helse og enhetene Dokumentsenteret ISK og IKT ISK.
Videre få bedre effekter ut av systemene som følge av at alle deltjenester benytter systemene til daglig. Det kommer stadige nye versjoner og nye programmer.
Dette hjelper svært lite viss effektene av programmene ikke tas ut.
Selve prosjektet vil kjøre de forskjellige fagmiljøene mer sammen, og koordineringen av tjenestene bør også bli bedre gjennom en slik felles prosess. Verdal kommune er også invitert til det første avklaringsmøtet før oppstarten av selve prosjektet, slik at Verdal kommune sitt helse og velferdsområde også kan gjennomføre en tilsvarende prosess.